Cómo redactar una nota de prensa

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La era digital ha traído de su mano la masificación de medios de comunicación online, además de un sinfín de plataformas digitales que pueden convertirse en nuestro mejor amigo a la hora de difundir un mensaje. Pero, ¿cómo podemos llamar la atención de estos medios digitales? Una de las respuestas a esta pregunta tiene como nombre: nota de prensa (o comunicado de prensa). Eso sí, elaborar una nota de prensa no te asegura tu objetivo, que el periodista del medio seleccionado o blogger decida publicar el contenido que le has proporcionado. Pero no te preocupes, a lo largo del siguiente artículo desde The Social Media Family, agencia de marketing digital, te proporcionaremos todas las claves para redactar una nota de prensa de manera fácil y, sobre todo, eficaz. ¿Comenzamos?

Qué es una nota de prensa

Comencemos la casa por los cimientos. En primer lugar, es fundamental tener claro qué es una nota de prensa, la cual es definida por la Wikipedia como una “comunicación escrita dirigida a los miembros de los medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico”. Por lo tanto, una nota de prensa o comunicado de prensa es un documento redactado expresamente para los medios (y bloggers) con la finalidad de su publicación. Una de las características de la nota de prensa es que es un texto corto (lo ideal es que no supere las dos caras de un folio) y de un carácter meramente informativo.

Cabe destacar, que aunque generalmente la nota de prensa y el comunicado de prensa suelen emplearse como sinónimos, en realidad existe una diferencia clave entre ellas: la extensión. En el caso del comunicado de prensa, suele ser mayor que la de una nota de prensa, además de incluir valoraciones o juicios de valor por parte de la empresa que emite dicho comunicado.

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Es fundamental realizar una estructura clara a la hora de desarrollar una nota de prensa, ya que el contenido o mensaje que queremos transmitir debe ser claro y sobre todo conciso. Coge papel y boli… ¡y aprende a elaborar una nota de prensa!

Nota de prensa estructura

Aunque cada nota de prensa debe transmitir un mensaje diferente, todas ellas se basan es una estructura que nos felicitará la tarea de cómo hacer una nota de prensa:

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Cabecera de la nota de prensa

En la parte superior de la nota de prensa se encuentra la cabecera, donde deberá ir incluido el logo de la empresa (o empresas) que emite la noticia.

Titular de la nota de prensa

Hay que tener en cuenta que el titular es lo primero que va a leer el lector, o mejor dicho el periodista/blogger/influencer/stakeholder que va a recibir tu email. Por ello, es fundamental que sea una frase corta y directa, además de llamativa. Recuerda que estás enviando información… ¡así que olvídate de caer en frases del estilo de un slogan publicitario! Así evitarás ‘caer’ directamente en el ‘contenedor de basura’ de las redacciones de medios de comunicación.

Para que te hagas a una idea de cómo sería un titular adecuado para la nota de prensa, te ponemos en antecedentes. Hace pocas semanas, el equipo de The Social Media Family lanzamos un nuevo proyecto, un curso de marketing digital. Para llevar a cabo nuestro plan de comunicación se realizó una nota de prensa encabezada por el siguiente titular: “The Social Media Family lanza un curso gratuito sobre Marketing Digital”.

Algunos consejos para elegir de manera adecuada un titular para una nota de prensa:

  • Evita realizar rimas
  • Si empleas cifras… ¡redondéalas!
  • Escoge una frase corta, no más de 12 palabras o 75 caracteres
  • Destaca el titular empleando una tipografía de mayor tamaño o en negrita

Entradilla de la nota de prensa

La entradilla no es nada más ni nada menos que un breve resumen de lo que el lector podrá encontrar a lo largo de la nota de prensa. En un máximo de 5 líneas deberemos ser capaces de plasmar los aspectos más relevantes de la información (sin olvidarnos claramente de la fecha y el lugar) que estamos trasladando a los diferentes medios de comunicación además de completar el titular.

Para realizar la entradilla de la nota de prensa te aconsejamos que sigas las conocidas 5 w del periodismo:

  1. What?
  2. Who?
  3. When?
  4. Where?
  5. Why?

De estos 5 interrogantes pregúntate cuáles son las más importantes. Una vez tengas la respuesta empléalas para tu entradilla y el resto déjalas para el cuerpo de la nota de prensa.

Cuerpo de la nota de prensa

Mediante un estilo directo donde predominen las frases cortas desarrollaremos el cuerpo de la nota de prensa. Es decir, la noticia en sí. Te aconsejamos ir de lo particular a lo general de la información que estás trasladando, y sobre todo ¡no te enrolles! ‘Ve al grano’ de manera gradual, intentado organizar la información por párrafos.

Para desarrollar el cuerpo de la noticia os recomendamos dar un orden lógico al contenido mediante la ordenación por prioridad de las 5Ws detalladas anteriormente. A este ejercicio que se le conoce como pirámide invertida es sumamente útil para llevar a cabo notas de prensa o para la realización de cualquier documento.

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Fuente Cultura Colectiva

Boilerplate

El boilerplate debe de ser un texto que resuma la actividad principal que desarrolla tu empresa. Te aconsejamos que una vez tengas realizado el boilerplate, siempre lo emplees a modo de cierre de la información de la nota de prensa. En nuestro caso el boilerplate que siempre empleamos es el siguiente:

Sobre The Social Media Family:

The Social Media Family es una consultora de marketing online especializada en ofrecer a sus clientes un completo acompañamiento durante su proceso de transformación digital, abordando ámbitos como la monitorización de la conversación social, generación de contenido (Branded Content), gestión de la inversión publicitaria (PPC) y desarrollo web

Datos de contacto

En la parte inferior de la nota de prensa es aconsejable proporcionar datos de contacto para que el periodista, en caso de necesitarlo, pueda ampliar información. Estos son los datos que te aconsejamos indicar:

  • Nombre y apellidos
  • Cargo que ocupa en la empresa
  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Página web de la empresa
  • Redes sociales de la empresa

Beneficios de una nota de prensa

Las notas de prensa son una herramienta muy útil para ayudar a reforzar la reputación online de cualquier marca o empresa. Gracias a este tipo de ‘comunicado’ estarás dando a conocer un aspecto importante de tu negocio: qué haces.

  • Es una forma de publicidad “gratuita”, o lo que en el mundo anglosajón se conoce como publicity.Obtener una cobertura sin mediar contraprestación económica aporta credibilidad y aligera los presupuestos de marketing.
  • Mayor tráfico a tu página web: si la nota de prensa sale publicada por medios digitales en los cuales incluyen enlaces a tu página web estaremos generando un mayor tráfico a la misma
  • Mejora tu posicionamiento SEO: ligado al punto anterior, generar blacklinks (enlaces de páginas web que apuntes a la tuya), es una de las acciones que mejorarán notablemente tu SEO
  • Crea imagen de marca: la manera en que comuniques tu nota de prensa ya estará creando una ‘imagen’ de ti y de tu negocio. Por ello, es importante adaptar la misma nota de prensa al medio al que nos estamos dirigiendo

¿Cuándo emplear una nota de prensa?

Existe un sinfín de motivos para realizar una nota de prensa. A continuación enumeramos algunas de las situaciones empresariales que deberían ir acompañas de una nota de prensa:

  • Expansión de una empresa
  • Alianza estratégica con otras empresas
  • Nuevos clientes
  • Resultados financieros y hechos relevantes
  • Lanzamiento de nuevos productos (como nuestro curso de marketing digital 100% gratis): nueva línea de productos, mejoras de un producto ya existente…
  • Apertura de nuevas tiendas
  • Premios y reconocimientos
  • Nombramientos
  • Resultado de investigaciones o estudios (como nuestro informe anual sobre el uso de Redes Sociales)

Proceso de creación de una nota de prensa

Llevar a cabo una nota de prensa va más allá de la redacción. Es todo un proceso en sí, el cual es importante ‘tejer’ y estructurar a modo de ‘tela de araña’ antes de ponernos a redactar sin más. El éxito de una nota de prensa viene derivado de un plan bien estructurado, el cual te proporcionamos a continuación.

Generación de bases de datos (BBDD)

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Esta primera fase es sin duda una de las más importantes, detectar qué medios son de nuestro interés empresarial es fundamental. Este paso aunque parezca sencillo es muy laborioso ya que debemos dedicar horas y horas ‘navegando’ por los mares de Internet para dar con lo que realmente buscamos. Te recomendamos ser ordenados y ‘tirar’ de base de datos. Una buena manera de agrupar medios es por especialidades. Por ejemplo, si dar a conocer un nuevo informe o estudio que has llevado a cabo podrías diferenciar medios generalistas con medios especializados en un campo que te interese (te damos algunos ejemplos):

  • Medios especializados en Internet
  • Medios especializados en Marketing
  • Medios especializados en emprendimiento
  • Medios especializados en economía

Una vez tengas las categorías que más te interesen seleccionados es hora de ponerse a investigar a quién escribir. Es mejor poner nombre y apellidos al redactor al que quieres dirigirte, información que seguramente podrás conseguir en la misma página web del propio medio. Una vez localices al redactor de la sección que más te interese, toma nota de su correo electrónico… ¡y listo!

Otras formas de generar bases de datos para envíos de notas de prensa

Sabemos que la creación de una base de datos para envío de notas de prensa suele ser un proceso laborioso, de ahí que también os ofrezcamos alternativas para poder agilizarlo a través de fuentes y proveedores externos. Si dispones de presupuesto, puedes plantearte un CRM especializado para departamentos y agencias de comunicación como Augure, que traen incorporado una base de datos actualizada, o por el contrario optar por comprar alguna base de datos a un tercero. Otras fuentes interesantes son la Agenda de la Comunicación (editada anualmente por la Secretaría de Estado de Comunicación) o el anuario que publica anualmente la asociación de Directivos de Comunicación, Dircom.

Redacción de la nota de prensa

Con tu lista de medios preparada, llegó la hora de redactar la noticia o nota de prensa… teniendo en cuenta los consejos proporcionados al principio del artículo, como por ejemplo modificar o adaptar de cierta manera la nota de prensa al medio que nos estamos dirigiendo. Por ejemplo, si el estudio que has llevado a cabo aunque proporcione datos del territorio español pero sobre todo se centre en la Comunidad de Madrid, en los medios específicos de esa región deberás resaltar los datos obtenidos de esa zona, ¿no crees? Siempre piensa qué información es más relevante para cada medio.

¿Quién puede redactar mi nota de prensa?

En este punto existe un sinfín de opciones para poder redactar nuestra nota de prensa. Lo ideal es que sea alguien del departamento de comunicación de la propia organización, si bien tampoco debe ser descartable externalizar dicha tarea en freelance o agencias de comunicación y relaciones públicas. En este sentido, en The Social Media Family llevamos desde 2010 ayudando a nuestros clientes a gestionar sus relaciones con los medios de comunicación, así que, ¿por qué no le echas un vistazo a nuestros servicios de Digital PR?

Ejemplos de comunicado de prensa

Un ejemplo puede ayudarte a visualizar todos los consejos que te estamos ofreciendo en este post de más de 3.000 palabras, así que a continuación podrás ver una nota de prensa que enviamos con motivo de nuestro informe sobre competencias digitales y algunos enlaces a dónde se publicó.

Envío de la nota de prensa

Para realizar el envío de la nota de prensa te aconsejamos emplear herramientas de email marketing como por ejemplo Mailchimp o Mailrelay. Es importante que el asunto del correo sea llamativo a la vez de descriptivo, y al igual que en caso anterior adaptes el asunto al medio seleccionado. Para ello, te recomendamos crear diferentes listas de envío en la herramienta de email marketing que emplees… ¡así será todo mucho más sencillo!

Otras opciones (de pago) para enviar nuestra nota de prensa

Si decides optar por hacer un envío pagado de tu nota de prensa, puedes optar por los diferentes proveedores que ofrecen este tipo de servicios en el mercado. Agencias de noticias convencionales como Europa Press y Agencia EFE son algunas de las opciones (eso sí, la información saldrá etiquetada como “comunicado de prensa” para distinguirla de los contenidos orgánicos), si bien hay proveedores intermediarios como Comunicae que pueden servir de puente entre ambas, sin olvidar a los portales de venta de enlaces a medios de comunicación, tan en boga últimamente.

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Seguimiento de la nota de prensa

Esta fase es muy importante. Una vez hayas realizado el envío de tu nota de prensa a los medios seleccionados tendrás que comprobar si los periodistas la han recibido correctamente. Tienes que tener en cuenta que cualquier medio recibe centenares de correos electrónicos al día y seguramente el tuyo haya caído en el olvido, de ahí la importancia de hacer un seguimiento de la nota de prensa. Pero, ¿cómo hacerlo? Sencillo, a los pocos días de haber realizado el envío te aconsejamos ‘tirar’ de tu base de datos en la cual deberá aparecer los siguientes datos de medio de comunicación: especialidad, nombre y apellidos del redactor de nuestro interés, correo electrónico y teléfono (si es directo, mejor que mejor). Mediante una llamada telefónica podrás recordar al redactor el envío de tu información y recibir en ese mismo instante un feedback de la misma.

ROI de la nota de prensa

Tradicionalmente, el ROI (o retorno de la inversión) se ha medido a través de lo que se conoce como Valor Publicitario Equivalente, una suerte de fórmula consistente en medir el espacio o tiempo dedicado a nuestros contenidos y equipararlo a las tarifas publicitarias de dicho medio para saber cuánto hubiera costado la misma atención si hubiéramos tenido que abonarla. Sin embargo, cada vez son más las empresas que huyen de este tipo de conversiones, al considerar que se han desvirtuados ante la nueva realidad de los medios de comunicación digitales, de ahí que ofrezcamos otras alternativas para medir el ROI de nuestra nota de prensa:

  • Número de impactos: existen diversas herramientas online que nos ayudarán a identificar el número de veces que nuestra nota de prensa ha aparecido en medios de comunicación, como Puntonews o el mismo Google Alerts. Es importante recopilar esta información en un clipping, donde se refleje de manera individual el medio dónde ha aparecido la nota de prensa, la fecha, el soporte (digital, audio, video, papel) y la URL de la publicación del medio. Si el impacto ha sido digital, a través de herramientas de medición de páginas web como Mustat, DMOZ o Majestic SEO podremos conocer el valor de dicho enlace en base a la autoridad del dominio en el que se publica
  • Tráfico web: a través de Google Analytics podremos analizar si ha aumentado nuestro tráfico web tras el envío de la nota de prensa, tanto si ha sido a través de un enlace o se ha producido por la aparición en otro tipo de soportes.
  • Leads. Un paso más allá del tráfico web se encuentran los leads, es decir, las oportunidades de negocio generadas a partir de nuestra acción. Si logramos convertir esos leads en clientes, también podremos cuantificar el éxito de nuestra nota de prensa
  • Blacklinks: si hemos conseguido que los diferentes medios de comunicación inserten algún enlace que apunte a nuestra página web podremos analizar el valor de dicho enlace. ¿Interesante verdad?
  • Más difícil de medir que los anteriores, lo que no significa que sea una métrica desdeñada. Podemos hacer diferentes encuestas y focus groups pre y post campaña para valorar la evolución de la notoriedad de nuestra marca entre nuestros stakeholders o público objetivo

Último consejo (de propina): dónde publicar notas de prensa gratis

Como sabemos que los comienzos siempre son duros, aquí van algunos enlaces a sitios web que permiten publicar nuestros comunicados de manera gratuita:

Cómo The Social Media Family puede ayudarte en tu estrategia de comunicación

Para finalizar, queremos recalcar la importancia de una nota de prensa bien ‘ejecutada’. Es todo un proceso en sí, el cual debe de ser cuidado y pensado al milímetro. Tómatelo como una carrera de fondo… si eres constante conseguirás buenos resultados.  Si necesitas información adicional para llevar a cabo tu propia nota de prensa o por lo contrario prefieres recibir asesoramiento sobre cualquier tema relacionado con el marketing digital: social paid media, influercer marketing, content marketing… ¡No dudes en contactar con nosotros! Desde The Social Media Family, agencia de marketing digital en Madrid, estaremos encantados de ayudarte en lo que necesites.

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