La rueda de prensa en streaming para tu estrategia de Content Marketing

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La pandemia mundial provocada por el virus covid-19 ha deshabilitado muchos de los procesos y tareas que estábamos acostumbrados a ejecutar en nuestro día a día. Desde el punto de vista de los departamentos de comunicación y marketing, está claro que las reuniones presenciales y las ruedas de prensa que se celebraban habitualmente con diferentes stakeholders (periodistas, bloggers, influencers…) han sido las grandes damnificadas.

En este contexto, hay que pivotar, y plantear acciones que permitan mantener nuestra planificación de la mejor manera posible, como es la organización de ruedas de prensa virtuales emitidas a través de sistemas de streaming. Durante los últimos meses, hemos visto como en España, el público generalista las conocía a través de las comparecencias de Pedro Sánchez -presidente del Gobierno-. Sin embargo, el streaming, que ya tuvo un apogeo hace una década, ha vuelto como una herramienta funcional para dar voz a diferentes acciones comunicativas (webinars, debates, eventos y, por qué no, ruedas de prensa).

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Sin embargo, ¿por qué limitarse a retransmitir una rueda de prensa en directo? Aunque sea un objetivo loable el poner en contacto a medios y empresas, ¿por qué no dar un paso más y aprovechar su infraestructura para generar un contenido que no perdure más allá de la consabida nota de prensa? A lo largo del siguiente post vamos a tratar algunos de los aspectos clave a la hora de organizar una rueda de prensa virtual y cómo darle continuación dentro de nuestro plan de comunicación.

¿Preparado? ¡Pues empezamos!

Paso 1. ¿Rueda de prensa colectiva o virtual?

Para responder a la pregunta de cómo preparar una rueda de prensa, lo primero que deberemos tener en cuenta cuál va a ser el planteamiento de la rueda de prensa: existen enormes diferencias entre si lo que se va a hacer es emitir una señal desde una única ubicación a que los participantes intervengan de uno en uno en remoto. Si nos encontramos en el primer escenario, deberemos valorar aspectos como la sonorización de la misma, el ancho de banda y la conectividad, de qué medios audiovisuales dispone (mesa de mezclas, control de sonido, pantallas, proyectores…). Por el contrario, si nuestros participantes van a interactuar 100% en remoto, el foco lo pondremos en la realización y en la calidad de imagen del audio y del video de los intervinientes.

Paso 2. Elección de la tecnología

En el mercado existen muchas soluciones tecnológicas para llevar a cabo este tipo de tareas; sin embargo, antes de tomar una decisión, es importante conocer cuáles son los pros y contras de cada una de ellas. El primer contra al que deberemos enfrentarnos es la limitación de personalización durante la emisión, ya que, en la mayor parte de los casos, son herramientas ofrecen pocas opciones al respecto. Otro aspecto a tener en cuenta es el de la seguridad: durante los últimos meses se ha informado de vulnerabilidades en las plataformas de videoconferencia más utilizadas, lo que debe hacernos extremar las precauciones a la hora de seleccionar a nuestro proveedor y el grado de privacidad de nuestra rueda de prensa (bajo invitación -con código de reunión- o público).

Paso 3. Antes, durante y después de la rueda de prensa online

Más allá de la tecnología, la clave del éxito está en cómo hacer para que ese contenido que vamos a generar perviva y no muera con la finalización del evento, para lo cual es importante definir objetivos, recursos y canales de dinamización.

¿Vamos a preparar un media kit con la grabación? ¿Vamos a editarlo en totales? ¿Vamos a contar solo con video, o también aislaremos las pistas de audio? ¿Vamos a ir más allá de la rueda de prensa, y tomar declaraciones de los protagonistas? ¿En qué formato vamos a grabar, horizontal (16:9) o vertical (4:3)? ¿Vamos a emitir en abierto? Si es así, ¿a través de qué canales? ¿vamos a crear una landing hacia la cual dirigir la actividad? ¿Se va a dinamizar el evento en tiempo real? Si la respuesta es si, ¿a través de qué canales? ¿Tenemos plantillas de diseño preparadas para agilizar las publicaciones? ¿Un brandbook, quizás?

Como podrás comprobar, son muchos los aspectos a valorar antes incluso de convocar a los medios.

Paso 4. Difusión de la rueda de prensa

Algo hemos adelantado en el punto anterior, pero cada día es más importante lo que se conoce como periodismo de marca (Brand journalism): las empresas se han hecho dueñas de su relato, y aprovechan sus recursos para informar, en ocasiones llegando a eclipsar incluso el trabajo de los propios medios de comunicación (este concepto da para otro post, pero desde aquí felicitar el excelente trabajo de Orange con Nobbot y David Martínez Pradales al frente). En este caso, quizás no haya que llegar a este extremo (¿o si?), sino aprovechar los canales corporativos para amplificar el mensaje.

La tecnología nos permite llevar a cabo emisiones simultáneas multicanal: gracias a un software de realización podemos lanzar, automáticamente, nuestra rueda de prensa en YouTube, Facebook, Twitter, Instagram o incluso Linkedin, amplificando así nuestra audiencia de manera orgánica.

Esos mismos canales pueden nutrirse de totales, destacados o cualquier otro tipo de contenido con el que el usuario pueda interactuar, un contenido que a su vez puede ser almacenado en repositorios online como Google Drive, Dropbox o Wetransfer.

Por otro lado, es importante definir un presupuesto destinado a la convocatoria y a la dinamización. Si optamos por eventos privados, quizás la metodología de convocatoria sea “convencional” (email, teléfono). Sin embargo, en eventos públicos quizás debamos optar por campañas de Paid Media para reforzar dicha convocatoria. Además, deberíamos apartar una cantidad para promocionar los contenidos resultantes de nuestro evento para su difusión a través de canales sociales.

En tercer lugar, deberíamos preparar una landing page dentro de nuestro sitio para que los usuarios puedan apuntarse a la convocatoria, además de poder visualizarla a través de la misma (en función de nuestro canal, YouTube nos permite embeber la señal en directo de una emisión en streaming). Con ello conseguiremos centralizar a nuestra audiencia, incrementar el número de páginas vistas y tiempo de permanencia en el sitio y automatizar procesos posteriores (envíos de email de agradecimiento, seguimiento…).

Durante el evento, podemos disponer de una unidad de grabación que tome recursos y totales, que posteriormente ofreceremos a los asistentes, para así facilitarles su trabajo. Si no disponemos de presupuesto para ello, al menos sería recomendable crear píldoras de conocimiento a partir de las grabaciones generadas.

Finalmente, definiremos qué contenido compartimos en cada plataforma social, e incluso en nuestro propio sitio web (si disponemos de un blog corporativo). Es importante tener en cuenta la diferencia de resoluciones y tamaños que acepta cada plataforma social, con el fin de que nuestra imagen de marca no se vea comprometida.

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Conclusiones: apuesta sobre seguro

No se trata de llegar y “plantar” la cámara, o abrir una cuenta en cualquier plataforma de videoconferencia, sino de enmarcar esta acción en nuestro plan de marketing digital y definir exactamente qué vamos a hacer con ese contenido que tanto dinero nos ha costado. A partir de ahí, es importante contar con profesionales que nos permitan generar un producto de calidad al que podamos incorporar nuestro branding, y que además podamos incorporar a nuestra estrategia de content marketing.

The Social Media Family
Este usuario representa a todos los integrantes de The Social Media Family. Nos gusta trabajar en equipo: en este post hemos aportado nuestro granito de arena todos los compañeros, así que esperamos que te haya resultado útil.
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